FIT là gì? Cách chinh phục những khách hàng tiềm năng này

19 Th12,2023 admin

FIT là một trong những thuật ngữ dùng phổ biến trong lĩnh vực Nhà Hàng – Khách sạn, đặc biệt trong giai đoạn Du lịch đang tăng trưởng và phát triển trở lại. Cùng Ghotel tìm hiểu kỹ hơn về thuật ngữ FIT trong du lịch là gì và quy trình tiêu chuẩn để thu hút được những khách hàng tiềm năng này.

FIT Trong Du Lịch Là Gì?

FIT là viết tắt của cụm từ Frequent Independent Travelers, có nghĩa là khách du lịch lẻ, tự do, không đi theo công ty lữ hành hay tour. Đây là đối tượng khách chính của các khách sạn. Họ có thể tự lên lịch trình, đi du lịch một mình, cặp đôi hoặc đi với nhóm bạn để tận hưởng kỳ nghỉ tự túc…

Ưu điểm của FIT

FIT mang lại cho khách hàng sự lựa chọn linh hoạt hơn trong các dịch vụ, chương trình mà họ quan tâm. Mỗi nhóm khách hàng có những nhu cầu và mong muốn khác nhau, do đó cần có những cách thức phù hợp và đa dạng để có thể thỏa mãn được tất cả mong muốn của khách hàng.

Công việc cần chuẩn bị trước khi check in cho khách FIT

+ Kiểm tra kỹ lưỡng thông tin Booking: Tên khách, ngày lưu trú, loại phòng, lưu ý đặc biệt..

+ Kiểm tra thông tin với các bộ phận liên quan:

Xác nhận lại với bộ phận nhà hàng để chuẩn bị Welcome drink
Xác nhận với hộ phận buồng phòng để xem phòng đã sạch sẽ chưa
Chuẩn bị giấy tờ cần thiết: xác nhận booking, sổ ghi chép, thẻ từ để khách vào phòng
Vệ sinh khu vực lễ tân

Quy trình check in khách hàng FIT

Quy trình check in

Dưới đây là quy trình thực hiện check in cho khách FIT mà nhân viên lễ tân cần nắm vững:

1. Chào đón khách

+ Nhiệt tình, niềm nở chào đón khách đến với khách sạn. Nếu khách quen thì nên gọi bằng tên của khách.

+ Tiếp nhận thông tin cá nhân của khách.

2. Tiếp nhận yêu cầu đặt buồng của khách

+ Xin thông tin đặt phòng. Nếu khách đã đặt trước thì kiểm tra lại trên hệ thống và xác nhận lại.

+ Nếu khách chưa đặt trước thì hỏi nhu cầu của khách để gợi ý phòng và mức giá phù hợp. Đồng thời, giới thiệu thêm một số dịch vụ đi kèm.

+ Xác nhận lại thông tin đặt phòng với khách. Bao gồm: Số lượng, loại phòng, mức giá, dịch vụ đi kèm hoặc yêu cầu (nếu có).

3. Điền đầy đủ các biểu mẫu và phương thức thanh toán.

+ Điền đầy đủ các biểu mẫu

Tiếp nhận giấy tờ tùy thân của khách và yêu cầu họ cung cấp thông tin cần thiết. Hướng dẫn khách điền vào phiếu đăng ký khách sạn. Đồng thời, đối chiếu với chứng minh thư để xác nhận các thông tin. Sau đó, hoàn thành phiếu đăng ký nhận phòng.
Tiếp nhận những yêu cầu khác của khách nếu có để ghi chú trên phần phềm.

+ Xác nhận phương thức thanh toán

Nếu thanh toán bằng tiền mặt thì khéo léo yêu cầu khách đặt cọc. Số tiến thường tương được hoặc lớn hơn tiền phòng. Sau đó, đưa biên nhận cho khách và dặn khách giữ đến khi thanh toán.
Nếu khách thanh toán bằng thẻ tín dụng thì mượn thẻ của khách để kiểm tra tính hợp lệ.
Nếu khách sử dụng coupon, voucher giảm giá, khuyến mãi thì nhân viên phải xác nhận lại thông tin với khách.
Thông báo thêm một số thông tin khác. Chẳng hạn như: Tiệc buffet, thời gian, địa điểm ăn sáng, chương trình khuyến mãi
(nếu có),…

4. Thông báo số phòng, giao khóa

+ Thông tin cho khách về số phòng hoặc chỉ cho khách số phòng trên thẻ khóa nếu họ muốn được bảo mật.

+ Giao thẻ từ khóa phòng và thông báo một số quy định liên quan đến sử dụng thẻ phòng.

5. Giới thiệu thông tin và gợi ý khách sử dụng các dịch vụ của khách sạn

+ Hướng dẫn sử dụng các dịch vụ tại khách sạn, vị trí các khu vực nhà hàng, spa, gợi ý thêm một số điểm đến,… Bao gồm vị trí và thời gian phục vụ.

+ Giới thiệu các phiếu dịch vụ miễn phí khác (nếu có) như: massage, xông hơi, buffet sáng,…

+ Tư vấn các dịch vụ đặt tour tham quan, workshop,…

6. Thông tin cho khách cách thức liên hệ với khách sạn

+ Thông báo số điện thoại bộ phận lễ tân để họ liên lạc kịp thời khi cần.

+ Chuyển giao đến bộ phận khác hỗ trợ đưa khách lên phòng.

+ Chúc quý khách có kỳ nghỉ vui vẻ và trọn vẹn.

7. Đưa khách lên nhận phòng

+ Thông báo cho nhân viên Bellman đưa khách lên nhận phòng.

Quy trình check out cho khách FIT

Quy trình check out

Với khách FIT, khách sạn cũng có quy trình check out riêng. Dưới đây là một số bước được quy định, chuẩn khách sạn 5 sao:

Kiểm tra lại thông tin, các dịch vụ sử dụng và dịch vụ phát sinh (nếu có).
Bổ sung các dịch vụ phát sinh để hoàn thành hóa đơn thanh toán.
Xuất, in hóa đơn và đưa lại cho khách kiểm tra.
Xác nhận lại với khách phương thức thanh toán.
Với khách nước ngoài, cần thông báo tỷ giá ngoại tệ và xác nhận trước phí thanh toán với họ. Đồng thời, ghi chú trên hóa đơn để tiện theo dõi.
Kiểm tra lại với bộ phận buồng phòng về tình trạng phòng. Và thông báo cho khách kiểm tra lại vật tư nếu để quên.
Nhận lại chìa khóa phòng từ khách.
Đưa lại cho khách các giấy tờ mà khách sạn đã thu giữ của khách.
Cập nhật tình trạng booking trên hệ thống phần mềm.
Hỏi khách hàng về mức độ hài lòng và thu thập ý kiến phản hồi của khách (nếu có).
Chào tạm biệt quý khách.