Công việc của quản lý khách sạn là gì? Áp dụng công nghệ trong quản lý với Ghotel

Trong ngành dịch vụ du lịch, vai trò của công việc của quản lý khách sạn đóng vai trò rất quan trọng. Nhằm đảm bảo khách sạn hoạt động suôn sẻ và cung cấp trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Công việc quản lý khách sạn đòi hỏi sự chuyên nghiệp để đáp ứng những thách thức đa dạng của ngành này. Không chỉ là trong việc duy trì hoạt động của các phòng ban. Mà còn phải tạo ra một môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên. Điều này không chỉ tạo ra lợi ích cho khách sạn mà còn xây dựng được lòng tin và uy tín trong cộng đồng du lịch. Hãy cùng Ghotel tìm hiểu về công việc của quản lý khách sạn là như thế nào nhé?

Quản lý khách sạn là gì?

Khái niệm tuy quen thuộc nhưng chắc hẳn sẽ có khá nhiều người đang băn khoăn không biết công việc Quản lý khách sạn là gì? Có thể hiểu là quá trình tổ chức, giám sát và điều hành các hoạt động của khách sạn. Nhà quản lý sẽ thiết lập ra các quy định trong quá trình quản lý các bộ phận. Đảm bảo rằng mọi hoạt động khách sạn đều diễn ra suôn sẻ. Đáp ứng đúng nhu cầu và mong muốn của khách hàng. 

Công việc của nhà quản lý khách sạn bao gồm nhiều khía cạnh. Từ quản lý nhân sự đến lập báo cáo tài chính, ngân sách hoạt động khách sạn, quảng cáo và duy trì chất lượng dịch vụ. Ngoài ra còn phải đảm bảo khách sạn tuân thủ các quy định an toàn Thực hiện đàm phán để duy trì các mối quan hệ tích cực với khách hàng.

Vì thế công việc này đòi hỏi kỹ năng lãnh đạo, quản lý thời gian của người quản lý. Khả năng đưa ra quyết định nhanh nhạy để đối mặt với các thách thức và tình huống khẩn cấp.

Nhiệm vụ chung của quản lý khách sạn

Những nhiệm vụ trên giúp quản lý khách sạn đảm bảo rằng đội ngũ nhân sự làm việc hiệu quả và mọi hoạt động trong khách sạn diễn ra suôn sẻ, đồng thời giữ cho môi trường làm việc an toàn và chất lượng để đáp ứng mong đợi của khách hàng.

Quản lý nhân sự

Nhiệm vụ quản lý nhân sự là rất quan trọng trong việc điều hành khách sạn. Đảm bảo khách sạn hoạt động suôn sẻ và xây dựng một đội ngũ làm việc hiệu quả. Công việc quản lý nhân sự bao gồm:

• Quản lý trực tiếp toàn bộ nhân sự của khách sạn hoặc gián tiếp thông qua các trưởng bộ phận
• Xác định nhu cầu nhân sự, phát triển chương trình đào tạo nhân viên
• Quản lý hiệu suất nhân viên và thực hiện đánh giá nhân viên định kỳ
• Quản lý môi trường làm việc, đảm bảo sự thoải mái và tích cực
• Thực hiện và cập nhật các chính sách nhân sự 
• Xử lý mọi vấn đề liên quan đến nhân sự một cách công bằng và hiệu quả

Quản lý các hoạt động hằng ngày

• Giám sát mọi hoạt động của khách sạn để đảm bảo vận hành suôn sẻ và hiệu quả
• Đối mặt và giải quyết các tình huống khẩn cấp trong quá trình hoạt động hằng ngày
• Giám sát các phòng ban và các dịch vụ khác để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra hiệu quả
• Xây dựng và thực hiện quy trình đảm bảo chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng.

Quản lý dịch vụ khách hàng

• Xây dựng tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ để đảm bảo sự nhất quán trong trải nghiệm của khách hàng
• Thực hiện đào tạo định kỳ để nhân viên đáp ứng đúng chất lượng dịch vụ theo tiêu chuẩn đã đề ra
• Tạo ra môi trường thân thiện để khuyến khích tương tác tích cực giữa nhân viên và khách hàng
• Xây dựng mối quan hệ dài hạn bằng cách tạo ra các chương trình thành viên, khuyến mãi và ưu đãi đặc biệt
• Khảo sát, đánh giá để thu thập phản hồi từ khách hàng, giải quyết khiếu nại của khách hàng

Quản lý tài chính

Nhiệm vụ quản lý tài chính trong quản lý khách sạn rất quan trọng. Nhằm đảm bảo sự ổn định và hiệu quả về mặt tài chính của doanh nghiệp. Công việc quản lý tài chính tại khách sạn bao gồm: 

• Thiết lập kế hoạch ngân sách hàng năm dựa trên mục tiêu và dự đoán tài chính
• Phân bổ nguồn lực theo đúng mục tiêu chiến lược của khách sạn
• Kiểm soát chi phí của khách sạn, đảm bảo rằng chúng không vượt quá ngân sách được đề ra
• Tối đa hóa nguồn thu nhập thông qua các chiến lược giá cả, quảng cáo và các dịch vụ bổ sung
• Xây dựng và duy trì hệ thống quản lý thu chi hiệu quả để kiểm soát tất cả các khoản thu và chi
• Tổ chức báo cáo tài chính định kỳ để cung cấp cái nhìn tổng thể về hiệu suất tài chính của khách sạn
• Phân tích số liệu và xu hướng để đưa ra quyết định chiến lược.
• Đảm bảo rằng mọi hồ sơ và dữ liệu tài chính được chuẩn bị đầy đủ cho kiểm toán và báo cáo thuế.

Quản lý an ninh và an toàn

Việc quản lý an ninh và an toàn trong khách sạn không chỉ đảm bảo sự an toàn cho khách và nhân viên. Mà còn giúp xây dựng uy tín của khách sạn và giữ cho môi trường lưu trú được lành mạnh và an ninh. Nhà quản lý khách sạn cần: 

• Đảm bảo khách sạn và khu vực xung quanh được thiết kế an toàn cao
• Kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ các thiết bị an ninh như hệ thống báo cháy, hệ thống camera, và cổng an ninh
• Tổ chức đào tạo an toàn định kỳ cho nhân viên. Thông báo về các biện pháp an toàn và quy trình khẩn cấp
• Phổ biến hướng dẫn an toàn cho khách hàng và thông tin liên quan đến khu vực an toàn trong và xung quanh khách sạn
• Duy trì hệ thống camera giám sát và hệ thống kiểm soát việc ra/vào khách sạn

Tại sao nên chuyển đổi số phương thức quản lý khách sạn?

Chuyển đổi số các phương thức và quy trình quản lý mang lại nhiều lợi ích và cơ hội cho các khách sạn. Đây không chỉ là sự hiện đại hoá quy trình mà còn là một chiến lược quan trọng. Nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hiệu suất kinh doanh.

Mang đến sự thuận tiện nhất cho khách hàng

Áp dụng các công nghệ hiện đại trong quản lý khách sạn sẽ mang lại nhiều tiện ích cho khách hàng. Đồng thời giúp tiết kiệm được thời gian và chi phí. Nhân viên có thể dễ dàng kiểm tra tình trạng đặt phòng và quản lý các dịch vụ khách sạn thông quan phần mềm quản lý. Quản lý thông tin khách hàng, đặt phòng trực quan giúp giảm thời gian xử lý và tăng cường chính xác. 

Khách hàng có thể đặt phòng và thực hiện các thủ tục check-in online. Và thay vì thanh toán bằng tiền mặt, khách hàng có thể thực hiện thanh toán  với các phương thức thanh toán khác như: Internet Banking, ví điện tử,… Đặc biệt, đảm bảo được tính minh bạch khi các giao dịch được hiển thị rõ ràng trên thiết bị di động của khách hàng.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Khách hàng có thể dễ dàng đặt các dịch vụ khách sạn thông qua mã QR. Cung cấp trải nghiệm sử dụng dịch vụ mượt mà, linh hoạt và thuận tiện. Nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Thông qua phần mềm quản lý, khách sạn có thể tăng cường đáp ứng các nhu cầu của khách hàng.

Tối ưu hoá hoạt động quản lý khách sạn 

Trong thời đại công nghệ số, việc chuyển đổi số hệ thống quản lý khách sạn là điều không thể thiếu. Các phần mềm quản lý khách sạn, giúp tổ chức và lưu trữ dữ liệu khách hàng một cách hiệu quả. Giảm rủi ro mất mát thông tin. Dữ liệu trong hệ thống giúp các nhà quản lý phân tích xu hướng, đánh giá hiệu quả kinh doanh và đưa ra các chiến lược kinh doanh thích hợp. 

Không những thế, việc sử dụng phần mềm còn giúp quản lý hiệu quả các khía cạnh về nhân sự, nguyên vật liệu, báo cáo tài chính… Giúp các nhà quản lý có cơ sở để tối ưu hoá việc vận hành và quản lý khách sạn. Giúp các cấp quản lý và lãnh đạo xây dựng kế hoạch kinh doanh mới một cách hiệu quả.

Áp dụng công nghệ trong quản lý khách sạn với Nền tảng quản trị lưu trú Ghotel

Nền tảng quản trị lưu trú Ghotel chính là một công cụ hiệu quả nhất để tối ưu hoá các hoạt động của khách sạn và nâng cao trải nghiệm của khách hàng. 

Quản trị đa phương tiện

Nhà quản lý có thể dễ dàng điều hành khách sạn từ bất cứ đâu thông qua laptop, điện thoại… Nâng cao sự linh hoạt về không gian và thời gian, giúp các nhà quản lý kiểm soát và quản lý khách sạn mọi lúc, mọi nơi. Ghotel có khả năng kết nối các khách sạn trong cùng một hệ thống phần mềm. Cung cấp hệ quản trị liên phòng ban, kết nối với các dịch vụ khác trong khách sạn như nhà hàng, spa, quầy bar…

Hệ thống báo cáo trực quan

Ghotel có giao diện trực quan, có khả năng cung cấp biểu đồ báo cáo và hệ thống cảnh báo nhanh. Giúp công việc của quản lý khách sạn được xử lý kịp thời. Thống kê chi tiết các báo cáo doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo từng hạng mục dịch vụ. Chi tiết về doanh thu và hoa hồng từ các đối tác theo từng ngày-tháng-năm. Giúp đánh giá hiệu quả hợp tác của các đối tác. Các nhà quản lý dễ dàng xem được các báo cáo tổng hợp và phân tích số liệu để đưa các quyết định chiến lược. 

Phần mềm quản lý khách sạn Ghotel cung cấp các thông tin trực tiếp về tình trạng đặt phòng. Giúp việc quản lý khách sạn được dễ dàng, thuận tiện theo dõi trạng thái phòng sạch, bẩn và cần bảo trì. 

Hỗ trợ quản lý tối đa

Ghotel ghi lại lịch sử chi tiết về các hoạt động trong hệ thống phần mềm như: đăng nhập và hoạt động buồng phòng. Kiểm tra các hoạt động và phát hiện các vấn đề quản lý nếu có. Để đảm bảo tính bảo mật. Thực hiện phân quyền chi tiết và thông minh. Giúp các nhà quản lý phân công công việc cho từng nhân viên một cách chính xác. Đảm bảo rằng các nhân viên có thể theo dõi và thực hiện công việc liên quan đến vị trí của mình. Cung cấp tính năng cảnh báo, nhắc việc trực tiếp trên hệ thống. Đặt hạn chế thời gian và giao nhiệm vụ cho nhân viên. 

Kết nối trực tiếp với các trang web đặt phòng như Booking.com, Traveloka, Expedia. Thông tin đặt phòng và giá phòng được tự động hoá và đồng bộ hai chiều. Giảm thiệu tình trạng sai sót và tránh tình trạng overbooking. Ghotel cung cấp tính năng check-in online bằng mã QR và có thể thực hiện các thủ tục kê khai thông tin cá nhân khách hàng trước. Để tiết kiệm thời gian tại quầy lễ tân. Giảm thời gian chờ đợi và gia tăng sự thuận tiện. 

Đăng kí dùng thử Nền tảng quản trị lưu trú Ghotel trong 30 ngày để tối ưu quy trình quản lý và nâng cao trải nghiệm khách hàng tại đây: Dùng thử

➤ Facebook: https://www.facebook.com/PhanmemGhotel
➤ Website: https://ghotel.vn/
➤ Email: ghotel@ghotel.vn
➤ Hotline: 0935 699 815
➤ Địa chỉ: 40 Mỹ Khê 7, Phước Mỹ, Sơn Trà, Đà Nẵng